Durante 15 anos fui secretária em um colégio. Além da secretaria, também acumulava a função de professora de Artes e Música, ou seja, havia muito trabalho. Porém, como sempre gostei do contato com pessoas, aprendi desde cedo que não importa o nível social do cliente, devemos sempre tratá-lo como gostaríamos de ser tratados.
Dentre as tarefas de uma secretária escolar, estão:
Uma secretária de escola sempre deve estar de bem com a vida, pois como lida diretamente com pessoas, e pessoas de todos os tipos – com problemas, querendo atendimento rápido, com bom ou mau humor – precisa ter, acima de tudo, “jogo de cintura”.
Na qualidade de profissional que trabalha diretamente com a clientela externa da escola (aqueles que compram os serviços da escola) e interna (os colaboradores da escola) precisa proporcionar um bom atendimento para causar boa impressão da escola.
Uma série de qualidades pessoais e profissionais são necessárias para essa função: iniciativa, dinamismo, segurança, estabilidade emocional, bom senso, cooperação, honestidade, respeito, discrição, organização, liderança, atenção, cortesia, responsabilidade e humanização.
Além disso, incluem-se traços de personalidade e caráter que definem comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade, habilidade de trabalhar em equipe, ser capaz de solucionar problemas e realizar trabalhos novos e diversificados.
A secretária escolar é parte fundamental da engrenagem educacional, pois o primeiro contato que os pais fazem com a escola é feito por intermédio dela, pessoalmente ou por telefone. Caberá a esse profissional conquistar o respeito e a credibilidade do cliente.
Nos últimos anos em que estive na escola, na função de administradora escolar, sempre orientei as pessoas que trabalhavam como recepcionistas, telefonistas ou secretárias a sorrir. Se você sorri, o sorriso não lhe custa nada, mas para quem o está recebendo vale muito. Talvez mude o dia de um cliente ou o comportamento de um pai que está passando por dificuldades.
Cheguei, inclusive, a aconselhar as recepcionistas a atenderem os telefonemas sorrindo, ou apenas levantando os músculos faciais como se estivessem sorrindo (afinal, não é sempre que estamos de bom humor), para que as pessoas que estivessem do outro lado da linha tivessem a sensação de estar recebendo o sorriso.
Martin Luther King afirma que “pouca coisa é necessária para transformar inteiramente uma vida: amor no coração e sorriso nos lábios”. Um outro autor, que desconheço, menciona que “o sorriso enriquece os recebedores sem empobrecer os doadores”.
Está chegando o momento de matrículas nas escolas. Que tal começar aplicando essa dica?
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